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Bereits bei über 2000+ Mittelstandskollegen im Einsatz!
Digitale Prozesse: Ohne Umstellung, ohne Komplexität
Rechnungen freigeben. Lieferscheine prüfen.
Ganz ohne Papier.
Mit amsepa digital prüfen Sie Ihre Belege bequem digital, archivieren Ihre Dokumente mit einem Klick nach Ihren Regeln – dabei bleiben alle Daten bei Ihnen und Sie müssen nicht auf eine neue Software umsteigen.
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Der Digitalisierungsreport 2026 für den Mittelstand!
Alles zu den Themen: E-Rechnungspflicht, digitale Prozesse, KI-Belegerkennung, uvm.
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Automatisch archiviert – ohne dass jemand noch etwas tun muss
Belege digital prüfen und freigeben – ohne Ausdrucken
Funktioniert ohne DMS oder komplexes Softwareprojekt
Diese und weitere Unternehmen vertrauen auf Deutschlands einfachstes Digitalisierungskonzept
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Es wird gescannt, ausgedruckt, abgelegt. Das Büro läuft auf Hochtouren. Doch Transparenz, klare Zuständigkeiten und feste Abläufe? Fehlanzeige.
Statt Struktur gibt es Papierstapel, doppelte Ablagen und ständige Rückfragen wie: „Wer hat das schon freigegeben?“ oder „Wo ist das Original abgelegt?“
Das Ergebnis: Ihre Mitarbeiter sind ausgelastet – aber nicht effizient. Zeit wird verbrannt, statt genutzt.
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Papierbasierte Vorgänge und mangelnde Prozesse
Belege und Dokumente werden (selbst wenn sie per Mail kommen) ausgedruckt, abgezeichnet und hinterher wieder eingescannt – statt direkt digital bearbeitet und freigegeben zu werden.
Manueller Aufwand für automatisierbare Tätigkeiten
Belege und Dokumente werden per Hand Projekten oder Kunden zugeordnet, umbenannt und verschoben. Die Ablage folgt keinen einheitlichen Regeln – Fehler und Doppelarbeit sind die Folge.
Mehraufwand bei Datenerfassung und -verarbeitung
Beleginformationen müssen redundant händisch erfasst werden, weil keine automatische Erkennung erfolgt und Daten ohne manuelles Zutun nicht an ERP, Buchhaltung, etc. weitergegeben werden können.
In der Praxis sieht Ihr Arbeitsplatz so aus?
Managed by Desktop
Wildwuchs in der Ablage
Chaotisches Mail-Postfach
GEFAHREN
Die Folgen ineffizienter Prozesse
Ineffiziente Abläufe kosten nicht nur Zeit – sie summieren sich zu handfesten Verlusten:
Umsatzverlust
Durch eine verlangsamte, aufwändige Rechnungsprüfung gehen Ihnen Skontofristen oder Lieferantenvorteile verloren.
Projektstau
Wichtige Unterlagen liegen im Mailpostfach einzelner Personen – Projekte verzögern sich, z.B. weil Ihr Mitarbeiter krank ist.
Geringe Flexibilität
Ihre Mitarbeiter suchen zu lange nach Informationen in Dokumenten. Spontane Anfragen bleiben unbeantwortet.
Hohe Kosten
Papier, Ausdrucke und manuelle Bearbeitung bilden versteckte Kosten. Weil nichts digital läuft, belasten diese Kosten Ihren Ertrag.
ACHTUNG
Eine DMS-Software hilft Ihnen nicht
Viele Mittelständler haben das schon versucht — und sind gescheitert. Warum ein klassisches Dokumenten-Management-System (DMS) Ihnen nicht zu effizienteren Prozessen verhilft:
Ihre Einsparungspotenziale verpuffen
Ein Fass ohne Boden
Anfangs günstig, später teuer – durch versteckte Kosten und unklare Lizenzmodelle verdienen sich Anbieter eine golde Nase an Ihnen.
Ihre Mitarbeiter ziehen nicht mit
Keine Bereitschaft zur Veränderung
Gerade in dieser angespannten Wirtschaftslage kommt ein umwälzendes IT‒Projekt in der Belegschaft nicht gut an, so dass die Einführung schwierig wird.
Die Implementierung dauert ewig
Hoher Schulungs-aufwand
Lange Einführungsphasen, endlose Schulungen, viele Abstimmungen: Die Umstellung hin zum digitalen Betrieb wird zur Dauerbaustelle.
Die Software ist zu komplex
Ungeeignet für den Mittelstand
Viele Systeme sind für Konzerne gedacht. Was bleibt, ist eine überdimensionierte Software, die im Alltag nicht greift und deren erhoffter Nutzen sofort verpufft.
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LÖSUNG
Die Lösung sieht viel einfacher aus
Der Sprung vom Papierchaos zum teuren und komplexen DMS-System ist unrealistisch. Und er ist auch nicht notwendig, um Ihr Ziel zu erreichen, endlich digitaler zu werden.
Mit amsepa digital bekommen Sie eine Lösung, die Ihre Abläufe nach Ihren Regeln optimiert und die ohne die Hürden auskommt, die Sie bisher von der Digitalisierung abgehalten haben. Sehen Sie sich an, wie einfach es sein kann:
wechseln sie vom analogen ...
... AN DEN DIGITALEN SCHREIBTISCH
Funktioniert OHNE zusätzliche Software
Sie behalten Ihre bestehenden Programme – wir integrieren uns nahtlos. Kein aufgeblasenes Dokumenten‒Management‒System (DMS), keine neue Plattform, keine aufwendige Umstellung: Unsere Lösung funktioniert in Ihrem Systemumfeld,
mit Ihrer Warenwirtschaft, Ihrem Outlook oder ERP.
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Belege einfach digital prüfen & freigeben
Kein Ausdrucken, Weiterleiten oder Nachfassen mehr. Starten Sie Freigaben, Kommentare oder Prüfprozesse mit einem Klick – einfach, nachvollziehbar und ohne Medienbruch.
Kein neues Rollenkonzept nötig
Ihr bestehendes Berechtigungssystem bleibt unberührt.
Sie brauchen keine IT-Sonderlösung oder Umstrukturierung – Ihre aktuellen Rollen und Abläufe funktionieren weiterhin wie gewohnt.
Keine langen Projektsitzungen
Fokus auf Umsetzung statt endloser Meetings. Wir arbeiten strukturiert in klaren Phasen – mit Zuständigkeit, Tempo und echtem Fortschritt. Ihre Tagesarbeit leidet dabei nicht.
Keine Lasten‒ und Pflichtenhefte
Statt endloser Dokumentationen liefern wir eine klare Projektstruktur, die funktioniert. Dank unseres All-in-One-Ansatzes setzen wir Ihre Prozesse direkt um – flexibel, wirkungsvoll und jederzeit anpassbar.
Kein Umkrempeln Ihrer Firma
Statt eines Großprojekts setzen wir einzelne Prozesse nach erprobter Schablone nacheinander um.
Durch praxisnahe Schulungsvideos und digitale Einarbeitung stellen wir sicher, dass jeder Mitarbeiter mitkommt. Dank unseres flexiblen Preismodells passen wir uns Ihrem Zeitplan an – nicht umgekehrt. So funktioniert Digitalisierung endlich reibungslos auch für Sie.
ERGEBNISSE
Was Sie mit amsepa digital erreichen können
Diese Ergebnisse sind nachweislich nur mit unserer Lösung erreichbar und entlasten Ihren Betrieb spürbar, so dass Sie als digitaler Betrieb wahrgenommen werden, ohne Ihre Strukturen und Mitarbeiter auf dem Weg dorthin zu verlieren.
Geringer Aufwand für Sie und Ihr Haus
Sie müssen weder ein IT-Projekt starten noch Prozesse umkrempeln. Wir übernehmen die Einrichtung, Wartung und Support – und sorgen so dafür, dass Ihre Mitarbeiter sofort mit der Lösung arbeiten können.
→ Sie sparen tatsächlich Zeit, Nerven und interne Ressourcen – vom ersten Tag an.
Jedes Dokument landet an der richtigen Stelle
Rechnungen, Auftragsbelege oder interne Unterlagen landen – egal aus welcher Quelle – automatisch am richtigen Ort, sauber benannt, zugeordnet und archiviert. Ohne Suchen, ohne Rückfragen, ohne Fehler.
→ Kein Chaos mehr – alles ist auffindbar, vollständig und rechtssicher abgelegt.
Sie gewinnen die Übersicht über Ihre Vorgänge zurück
Sehen Sie jederzeit, welche Vorgänge offen, geprüft oder freigegeben werden – ohne Zettelwirtschaft oder Nachfragen im Team. So behalten Sie die Kontrolle über Ihre Abläufe und Fristen.
→ Sie übersehen nichts mehr – jeder Vorgang ist klar prozessiert und folgt Ihren Regeln.
Weitere Vorteile für Ihren Betrieb
Arbeiten Sie effizienter – ohne doppelte Ablagen, umständliche Freigaben oder manuelle Dokumentenverwaltung. Sorgen Sie für klare Prozesse, weniger Aufwand und mehr Tempo im Tagesgeschäft.
Jede Information wiederfinden
Mit intelligenter Ablage und Volltextsuche ist jedes Dokument in Sekunden in Ihrer bisherigen Struktur auffindbar – ohne extra DMS‒Software.
Manuellen Aufwand reduzieren
Was Ihre Mitarbeiter heute manuell machen, läuft künftig automatisch im Hintergrund. So bleibt mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben.
Von der Papierflut befreien
Schluss mit vollen Schreibtischen und verlegten Unterlagen: Ihre Prozesse laufen durchgängig digital und alle Beteiligten arbeiten im selben System.
Prozess‒Wildwuchs beenden
Statt „Jeder macht’s anders“ sorgt unsere Lösung für einheitliche, nachvollziehbare Workflows. Das reduziert unnötige Abstimmungen.
Keine Fristen mehr verpassen
Automatische Sortierung und Ablage der Vorgänge sowie klare Zuständigkeiten sorgen dafür, dass alles im Zeitplan bleibt.
Fehlerquoten drastisch senken
Alle Belege werden samt Ihrer Metadaten korrekt erfasst und optional an Drittsysteme übergeben. Die manuelle, fehlerbehaftete Eingabe entfällt.
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FALLSTUDIEN
Unsere Kundenstimmen
Zwei ausgewählte Fallstudien unserer Kunden, die Ihnen von der Zusammenarbeit mit uns und den Vorteilen für Ihr Unternehmen berichten. Bei einem persönlichen Gespräch geben wir Ihnen gerne weitere Referenzen, bei denen Sie nachhören können.
AUSGANGSSITUATION: DMV stand vor der Herausforderung, die gesetzlichen Anforderungen der E-Rechnungspflicht umzusetzen und gleichzeitig die interne Belegverteilung schrittweise von papierbasierten auf digitale Prozesse umzustellen. Wichtig war ihnen dabei, bestehende Ablagestrukturen beizubehalten und die Daten weiterhin im eigenen Haus zu speichern.
ZIEL: Ziel war es, eine einfach zu bedienende digitale Lösung für die Rechnungsprüfung und Belegverteilung einzuführen, die rechtssicher ist, ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis bietet und ohne aufwendige Umstellungen der bestehenden Arbeitsweise integriert werden kann.
LÖSUNG: Mit Hilfe von amsepa digital wurde der digitale Schreibtisch als benutzerfreundliche Lösung für die digitale Rechnungsprüfung eingeführt. So konnte die Belegverteilung im Haus digitalisiert und etwaige E-Rechnungen ebenfalls komplett digital geprüft werden. Lieferscheine werden nun automatisch Rechnungen zugeordnet und die Prüfung und Freigabe damit extrem erleichtert.
Bernd Köster
Buchhaltungsleiter bei DMV Sondermaschinenbau GmbH
„Uns hat besonders am Ansatz von amsepa gefallen, dass unsere Daten bei uns bleiben, wir an unseren Strukturen wenig ändern mussten und es so natürlich schafften, alle Mitarbeiter bei der Umstellung mitzunehmen. Außerdem kann man sich immer auf die schnelle Hilfe bei Fragen auf amsepa verlassen! Der Support ist schnell und unkompliziert.“
AUSGANGSSITUATION: Kronwinkler Optik betreibt 5 Niederlassungen an unterschiedlichen Standorten. Vor der Digitalisierung liefen Verwaltungs- und Buchhaltungsprozesse vollständig papierbasiert ab. Dokumente mussten zwischen den Standorten physisch versendet werden, was zu langen Durchlaufzeiten, hohem Aufwand und fehlender Übersicht führte. Zusätzlich stieß das Papierarchiv zunehmend an seine Kapazitätsgrenzen.
ZIEL: Ziel war es, die Verwaltungsprozesse, insbesondere Buchhaltung und ABO-Verwaltung, standortübergreifend zu digitalisieren. Die Lösung sollte einfach zu bedienen sein, die Zusammenarbeit zwischen den Niederlassungen erleichtern und perspektivisch weitere Unternehmensprozesse digital vernetzen.
LÖSUNG: Mit amsepa digital wurde eine zentrale digitale Dokumentenverwaltung eingeführt. Dokumente werden nun digital erfasst, zentral gespeichert und sind für alle Standorte sofort verfügbar. Dadurch entfallen der physische Dokumententransport und Prozesse werden deutlich effizienter.
Hannes Kronwinkler
Geschäftführer bei Optik Kronwinkler GmbH
„Der persönliche Kontakt und die kundenorientierte Sichtweise von amsepa haben uns von Anfang an überzeugt. Man merkt, dass die Lösungen wirklich auf unsere Bedürfnisse zugeschnitten werden – nicht umgekehrt.“
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Das bewährte Konzept in Zahlen
Bei amsepa digital haben wir bereits unzähligen mittelständischen Betrieben geholfen, Prozesse und Strukturen individuell zu optimieren, um so endlich wirklich von der Digitalisierung zu profitieren.
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Jahre Weiterentwicklung des erprobten Konzepts
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Begleitete
Kundenprojekte
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Tage durchschnittliche Projektabwicklungszeit
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Schritte bis zur
fertigen Lösung
WER WIR SIND
Wer steckt hinter der amsepa AG?
Wir sind kein Konzern – sondern ein familiengeführtes Unternehmen, das Ihre Realität versteht. Unsere Kunden schätzen nicht nur die Einfachheit unserer Lösung, sondern auch unsere Haltung: Verlässlich, bodenständig, partnerschaftlich.
Wir haben uns verpflichtet, die Digitalisierung ohne die bekannten Hürden für Sie möglich zu machen und unsere gesamte Erfahrung für Ihre erfolgreiche digitale Transformation einzusetzen.
Familienunternehmen
Persönlich erreichbar, direkt ansprechbar – wir stehen mit unserem Namen für das, was wir tun.
Langfristige Partnerschaft
Unsere Zusammenarbeit orientiert sich immer daran, eine für Sie maßgeschneiderte Lösung zu entwickeln und diese stetig zu verbessern.
Professionelle Fachexpertise
Seit über 20 Jahren finden wir für jede Herausforderung der Digitalisierung eine praktikable Lösung – auch dort, wo andere Ansätze scheitern.
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DER UNTERSCHIED
Was andere versprechen
und was wir anders machen
Seit über 20 Jahren hören wir unseren Kunden zu und wissen genau, woran Digitalisierung im Mittelstand scheitert – und wie sie endlich gelingt. Unser Konzept unterscheidet sich grundlegend von dem, was Sie bisher kennengelernt haben:
Digitalagenturen und KI‒Berater
  • Oberflächlich – den Agenturen ist nicht mal klar, welche Herausforderungen Sie tagtäglich haben
  • Agenturen „bauen“ auf Tools, die Sie gar nicht aus Ihrem Arbeitsalltag kennen
  • Die Erfahrung fehlt, mit was und wie im Mittelstand wirklich gearbeitet wird
  • Ohne dass Sie es wissen, werden Ihre Daten über amerikanische KI‒Tools verarbeitet
  • Es werden primär Prozessanalysen verkauft; die Nutzung der Prozesse bleibt aus
  • Kein Bezug zur Belegschaft – es wird nicht daran gedacht, wer mit der Lösung arbeiten wird
  • Verkauft wird eine individuelle Lösung, geliefert wird ein Sammelsurium an Standardsoftware
  • Sie werden abhängig gemacht – von Tools, Lizenzen und dem Anbieter selbst
Dokumenten‒Management‒System
  • Für Konzerne entwickelt, nicht für den Alltag in mittelständischen Betrieben gedacht
  • Anpassung und Pflege nur mit externer IT betreibbar – Sie zahlen die Abhängigkeit
  • Technisch, umfangreich, komplex, teuer – ohne echten Nutzenbezug
  • Undurchsichtige Lizenzmodelle, Folgekosten für Support, Anpassung und Updates
  • Lange Implementierung durch IT‒Partner, oft mit monatelanger Störung der Betriebsabläufe
  • Nutzer sind überfordert und Widerstand entsteht im Team; die Einarbeitung ist schwierig
  • Statisch, unflexibel, meist überdimensioniert und nur ein Dokumentenspeicher
  • Updates & Pflege werden durch den IT‒Partner bzw. Anbieter laufend abgerechnet
  • Wir hören seit 20+ Jahren dem Mittelstand zu und kennen die Realität in Ihrem Betrieb
  • Unsere Lösung läuft unabhängig und wird genau auf Ihren Betrieb adaptiert
  • Klar, ehrlich, handfest – praxisnah und auf konkrete Ergebnisse ausgerichtet
  • Fixer Monatsbetrag, Support und Anpassung für Ihre Prozesse immer inklusive
  • Umsetzung in wenigen Wochen und nach klarem Plan – ohne Umstellung Ihrer Arbeitsweise
  • Alle Mitarbeiter können die Lösung intuitiv bedienen, es entsteht keine Unruhe im Haus
  • Genau anpassbar an Ihre konkreten Prozesse und Anforderungen, so dass der Nutzen sofort da ist
  • Alles bleibt in Ihrer Hand – ohne Abhängigkeiten oder komplizierte Wartungsverträge
Deshalb jetzt für amsepa digital entscheiden
Das ist deutschlands einfachstes Digitalisierungskonzept:
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IHR WEG ZU UNS
In nur 4 Schritten digital aufgestellt
Damit Sie sich immer auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können, haben wir den gesamten Prozess optimiert und liefern Ihnen Ihre fertige individuelle Lösung schnell, einfach und zum monatlichen Fixpreis. 100% digital. Keine Vorabkosten für Beratung und Consulting, keine langwierigen Prozessanalysen, keine Benutzerlizenzen, keine Abrechnung nach Aufwand, keine Softwarepflege- oder Supportkosten. Das ist deutschlands einfachstes Digitalisierungskonzept.
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1
Erstgespräch
In einem kurzen Telefonat prüfen wir gemeinsam, ob und wie wir Ihre papierbasierten Abläufe sinnvoll digitalisieren können.
Dabei erhalten Sie eine transparente Ersteinschätzung zu Aufwand, Machbarkeit und Kosten – damit Sie als Entscheidungsträger den Nutzen für Ihr Unternehmen realistisch bewerten können.
2
Präsentation
Wir ersparen Ihnen langatmige PowerPoint-Folien und technische Fachbegriffe. Stattdessen erleben Sie in einer praxisnahen und anschaulichen Präsentation, wie Sie mit dem digitalen Schreibtisch konkret arbeiten können.
Sie sehen so auf einen Blick, welchen Mehrwert die Lösung für Ihren Arbeitsalltag bringt – einfach, verständlich und direkt nachvollziehbar.
3
IST‒Aufnahme
Nach der Präsentation stellt sich oft die Frage: Welche konkreten Prozesse lassen sich in Ihrem Betrieb sinnvoll digitalisieren?
In einem kurzen Gespräch klären wir genau das: Wir zeigen Ihnen, welche Informationen wir für die Umsetzung benötigen und identifizieren die Prozesse, die für Ihr Unternehmen den größten Nutzen bringen.
4
Individuelles Angebot
Im Anschluss erhalten Sie ein individuelles Angebot – exakt auf Ihre Anforderungen zugeschnitten. Enthalten ist nur, was Sie tatsächlich brauchen. Für alle vereinbarten Prozesse sind Support und Anpassung inklusive.
Keine Risiken, kein Fass ohne Boden: Unsere Lösung ist auf Ihr Unternehmen lizenziert, vollständig skalierbar und wächst mit Ihrem Bedarf.
Ihre Vorteile
20+ Jahre Erfahrung in der Optimierung Ihrer Dokumentenprozesse
Mit der amsepa AG finden Sie einen vertrauenswürdigen Partner, der Ihnen nicht die Wunderpille der Digitalisierung verkauft und Ihren Betrieb auch nicht mit komplexen Softwarelösungen lahm legt. Sie erleben einen Partner, der jeden Schritt in der Digitalisierung gemeinsam mit Ihnen umsetzt.
Die Vorteile in der Zusammenarbeit, die unsere Kunden so schätzen:
Persönlicher, digitaler Teams‒Support, der Ihnen immer zur Seite steht
Strukturiertes Onboarding über digitale Schulungsplattform
Transparente Projektphasen mit lückenloser Dokumentation
Regelmäßige Abstimmungstermine mit Ihrem Expertenteam
Standort
Unser Büro im schönen Wiesbaden liegt im Stadtteil Wiesbaden-Mitte, inmitten einer ruhigen Altbauatmosphäre, direkt in Parknähe.
Von hier aus betreuen wir unsere Kunden und Partner bundesweit und sorgen dafür, sie mit unseren digitalen Lösungen noch erfolgreicher zu machen.
Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!
amsepa AG
Stiftstraße 12 65183 Wiesbaden Tel.: +49 611 76367 114 E‒Mail: office@amsepa.de
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FAQ
Häufig gestellte Fragen
Die Antworten auf die wichtigsten Fragen, die Sie vielleicht jetzt gerade beschäftigen
Wie läuft ein kostenloses Erstgespräch ab?
Was heißt "Digitalisierung zum monatlichen Festpreis"?
Was ist ein "digitaler Mitarbeiter"?
Wie viel Zeit muss ich investieren?
Auf welche Branchen sind wir spezialisiert?
Wie viel kostet die Lösung?
Wieso bietet ihr keinen Demo-Zugang an?
Was ist im monatlichen Preis enthalten?
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E-Rechnungen prüfen? Geht ganz einfach.
Erfahren Sie in unserem brandneuen Mittelstandsreport, wie Sie Ihre Belegprüfung und Freigabeprozesse digitalisieren können.
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Ralf Seel
Senior Consultant
JETZT NEU: Unser Belegpilot® liest Ihre Eingangsbelege automatisch aus – KI-gestützt, vollständig in Ihrer IT. Keine Daten verlassen Ihr Haus. Je mehr Belege das System kennt, desto schneller laufen Prüfung und Freigabe – ohne manuelle Eingabe.
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